Interim Recruitment Manager

Projektbeispiel :

"Interim
Recruitment Manager"

Interim Recruitment Manager mit Schwerpunkt Real Estate

Bei diesem Kunden handelte es sich um einen bekanntem Immobilienentwickler für Shoppingcenter, Büroimmobilien und Hotels. Das Unternehmen war wirtschaftlich kerngesund und hatte ein gutes Wachstum. In vielen Bereichen wurde Personal eingestellt und der Druck im Interim Recruitment für Real Estate war hoch. Zudem hatte sich in der Recruiting-Abteilung viel Arbeit angesammelt, daher wurde ein Interim Recruitment Manager gesucht. Ich habe überwiegend das Recruiting für den Bereich Corporate Services übernommen, aber nebenbei auch verschiedene Positionen im Bereich Real Estate besetzt.

Projekt »Interim Recruitment Manager«

Im Unternehmen ist kurzfristig ein Recruitment Manager ausgefallen. Zudem wurde vor einiger Zeit eine neue Recruiting Software eingeführt, welche jedoch nicht zu 100 Prozent integriert werden konnte. Die Handhabung war umständlich und Bewerber wurden nicht vollständig in der HR-Software angelegt, zumal sich die Verfügbarkeit von Kandidaten innerhalb weniger Tage ändern kann. Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung suchte der Kunde verstärkt IT-Spezialisten. Und auch für Real Estate gilt: Experten sind stark gefragt und kommen nur über Headhunting ins Unternehmen.

Meine Aufgaben als Interim Recruitment Manager mit Schwerpunkt Real Estate waren:

  • Gemeinsame Analyse der bestehenden Recruiting-Prozesse

  • Optimierung der Rekrutierungsabläufe

  • Priorisierung offener Vakanzen

  • Recruiting für den Bereich Corporate Services

  • Recruiting für Real Estate

  • Überarbeitung von Stellenbeschreibungen

  • Coaching von Führungskräften

  • Aussteuerung der Personalberatungen

  • Hilfe bei Einführung neuer Recruiting Software

  • Begleitung eines Assessment Centers für Trainees

Verlauf des Projektes

Die HR-Abteilung des Unternehmens hatte ein sehr erfahrenes Recruiting-Team. Aufgrund des hohen Volumens offener Positionen wurde ein Team eingerichtet, zu dem auch ich als externer Recruitment Manager gehörte. Das Recruiting wurde nach Geschäftsbereichen aufgeteilt. Es gab Recruiting Manager, die für die Beauftragung und Aussteuerung von Personalberatungen sowie das Screening von Bewerbern zuständig waren. Alle administrativen Aufgaben wurden von Admin-Spezialisten übernommen. Durch diese Arbeitsteilung konnte der Kunde große Volumen im Recruiting betreuen.

Als Interim Recruitment Manager war ich für den Bereich Corporate Services zuständig, der alle Support-Funktionen wie zum Beispiel Legal, Tax und IT umfasst.

Lars Schott
Interim Recruitment Manager

Zunächst wurde eine Bestandsaufnahme des Recruitment Managements gemacht. Gemeinsam hat das Team analysiert, an welchen Stellen das Recruiting nicht gut funktioniert. Daraufhin wurden verschiedene Änderungen an den Rekrutierungsprozessen vorgenommen. Danach war es wichtig, die Besetzung der Positionen zu priorisieren. Ganz klar: Jeder Abteilungsleiter findet seine Vakanz wichtig und will diese schnell besetzt sehen. Doch welche Positionen sind für den Geschäftsbetrieb kritisch bzw. werden für das weitere Wachstum dringend benötigt? Auch wurde überlegt, welche Positionen extern am Markt durch Berater eingekauft werden können.

Kompetenzbasierte Interviewmethoden

Der Kunde hat die Vorstellungsgespräche als kompetenzbasierte Interviews geführt. Die Einführung dieser Methode hat gut funktioniert. Als Interim Recruitment Manager habe ich daher verschiedene Stellenbeschreibungen im Hinblick auf Schlüsselkompetenzen überarbeitet. Später habe ich bei Bedarf Führungskräfte in Methoden der kompetenzbasierten Gesprächsführung trainiert. Dieses Coaching diente vor allem dazu, die bekannten Techniken in ihrer Anwendung zu üben.

Starke Bewerbermärkte

Sowohl in der Immobilienwirtschaft als auch bei den Positionen im IT-Bereich hat der Kunde sich in sehr engen Bewerbermärkten bewegt. Es wurden anzeigengestützte Suchen durchgeführt, aber fast 70 Prozent der Positionen konnten nur über Headhunter besetzt werden. Wegen mangelnder Kapazitäten hat der Kunde selbst kein Active Sourcing betrieben. Daher war es besonders wichtig, dass die Personalberatungen nicht nur über Active Sourcing Kandidaten suchen sondern auch über Executive Search beim Wettbewerb ansprechen. Dem Kunden war es wichtig, dass die Personalberatungen professionell beauftragt und ausgesteuert werden. Denn der Bewerbermarkt sollte strukturiert bearbeitet werden und die Ansprache durch die Personalberatungen qualifiziert erfolgen. Darauf galt es als Interim Recruitment Manager zu achten.

Einführung neuer Recruiting Software

Im Laufe des Projektes haben wir gemeinsam im Team an der Einführung der neuen Recruiting Software gearbeitet. Die Umstellung der Rekrutierungsprozesse erfolgte dabei Schritt für Schritt. Die Bewerberadministration im System wurde für einige Jobs vervollständigt und dann strikt die Prozesse eingehalten. Führungskräfte haben vom HR-Team Support in der Bearbeitung von eingehenden Bewerbungen bekommen. So wurden die Recruiting-Prozesse nach und nach optimiert. Das hat dazu geführt, dass der Bewerbungsprozess deutlich an Geschwindigkeit gewonnen hat.

Assessment Center für Trainees

Ein erfahrene Kollegin hatte sich innerhalb des Recruting-Teams auf die Durchführung von Assessment Centern spezialisiert. Sie verfügte über eine spezielle Ausbildung und viel Erfahrung in der Konzeption von Assessment Centern. Gemeinsam haben wir ein Assessment Center für die Auswahl von Trainees durchgeführt. Dabei haben wir besonderen Wert auf die Beobachtungsschulung gelegt. Zusammen mit den Führungskräften wurde vorbereitet, welche Verhaltensweisen im Assessment Center beobachtet werden sollen. Wichtig war auch, dass wir gemeinsam im Team mögliche Beobachtungsfehler auf Seiten des Interviewers reflektieren konnten. Bei den Trainees gab es deutlich mehr Bewerber als freie Plätze. Als Interim Recruitment Manager war ich somit in einer komfortablen Situation und konnte zwischen verschiedenen Bewerbern auswählen.

Die Erfolgsbilanz

Das Projekt Interim Recruitment Manager mit Schwerpunkt Real Estate lief etwa vier Monate. Der Kunde hat Interim Management gezielt für den temporären Bedarf im Recruiting eingesetzt. Im Verlauf des Projektes konnten zahlreiche Positionen besetzt, Prozesse optimiert und das Volumen offener Arbeit in der Abteilung merklich reduziert werden. Eine neue Recruiting Software wurde integriert und so zukünftiges Rekrutieren deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Weitere Informationen:

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