Interim Manager Personal

Projektbeispiel :

"International HR Manager für die Optimierung von HR-Prozessen"

International HR Manager für die Optimierung von HR-Prozessen

Bei diesem Kunden handelte es sich um ein internationales Biotechunternehmen mit Sitz in den USA und einer europäischen Zentrale in Paris. Der Konzern verfügt in vielen europäischen Staaten über nationale Vertriebsgesellschaften. Ausgangssituation war, dass der Kunde in allen europäischen Ländern am Markt einheitlich auftreten wollte. Dafür mussten auch die HR-Prozesse in der neu aufgestellten Matrixorganisation optimiert werden – über ein internationales HR Management.

Projekt »International HR Manager«

Egal, ob in Italien, Deutschland oder Frankreich: Der Kunde wünschte sich, dass es in allen Ländern die gleichen Produkte, Prozesse und Services gibt. Aus diesem Grund hat der Kunde seine Marktorganisation neu aufgestellt. Die Vertriebsgesellschaften in den einzelnen europäischen Ländern wurden weitestgehend aufgelöst und es wurde eine europäische Matrixorganisation mit Sitz in Paris geschaffen. Ich wurde als International HR Manager von Berlin aus für die Betreuung der Area Central Europe mit folgenden Schwerpunkten beauftragt:

  • Internationales HR Management

  • Personalbetreuung für unterschiedliche europäische Ländern

  • Beratung im strategischen HR Management

  • Recruiting in unterschiedlichen europäischen Ländern

  • Optimierung von HR-Prozessen / Aufbau einer europäischen HR-Organisation

  • Identifizierung eines neuen Payroll Providers

  • Mitarbeit bei der Überleitung der Payroll auf einen neuen Provider

Verlauf des Projektes

Für mich als International HR Manager war die Herausforderung bei diesem Projekt, Arbeitnehmer in unterschiedlichen europäischen Ländern zu betreuen. Es brauchte gleiche Richtlinien und HR-Prozesse in allen Ländern unter Berücksichtigung der Besonderheiten des lokalen Marktes. Denn in Polen etwa sind die arbeitsrechtlichen Bestimmungen anders als in der Schweiz oder Österreich. Der Kunde arbeitet mit einer internationalen Anwaltsfirma zusammen, die zu allen Fragen im jeweiligen Land berät. Für den International HR Manager war es also wichtig, intensive Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Anwälten mitbringen. Ebenso brauchte es Praxiswissen darüber, welche Themen extern vergeben werden und welche intern angegangen werden können.

Eine weitere Herausforderung war der grenzüberschreitende Einsatz von Mitarbeitern und wie dieser zu behandeln ist. Hier war Wissen im Sozialversicherungsrecht und zu steuerlichen Themen gefragt. Zwischen welchen Ländern etwa bestehen Regelungen für Grenzgänger oder bei welchen Ländern gibt es ein Abkommen zur Besteuerung? Diese Informationen wurden mit internationalen Kollegen geteilt und gemeinsam Lösungen für die einzelnen europäischen Länder gefunden. Die hohe Komplexität war für mich als International HR Manager anstrengend – machte aber auch Spaß.

Beim International HR Management fand ich die hohe Komplexität spannend – sich schnell und detailliert in Themen einzuarbeiten, um gemeinsame Lösungen zu finden.

Lars Schott, Berater und Interim Manager
Interim Manager Personal

Optimierung von HR Prozessen

Ein wichtiger Schwerpunkt im Projekt International HR Management war auch die Optimierung der HR-Prozesse. Der Kunde hatte in Europa eine neue Matrixorganisation aufgebaut. In allen europäischen Ländern sollten gleiche HR-Prozesse bestehen, aber gleichzeitig die Erfordernisse des lokalen Marktes beachtet werden. Das Mindset des Kunden bei der Einführung der europäischen Matrixorganisation war sehr professionell. Es wurde ein europäisches HR Team aus Interim Managern gebildet, wobei ein Interim HR Manager für die Niederlande und Frankreich rekrutiert worden ist. Mit diesem europäischen HR-Team haben wir die HR-Prozesse neu aufgesetzt aber auch Best-Practice-Beispiele aus unterschiedlichen Ländern und Erfahrungen von verschiedenen Unternehmen und Branchen geteilt. Gemeinsam ist ein gutes Produkt europäischer HR-Arbeit entstanden.

Ein neuer Payroll Provider

Der Kunde hat sich weiterhin entschlossen, in Europa seine Payroll künftig durch einen globalen Anbieter ausführen zu lassen. Im Rahmen der Zusammenarbeit hat das Team unterschiedliche Lieferanten identifiziert und dann die Payroll auf den Provider übergeleitet. Denn am Ende wird das HR Management von den Mitarbeitern immer auch daran gemessen, wie zuverlässig die administrativen Prozesse laufen – also welche Fehlerquote und Pünktlichkeit dieAbrechnung der Gehälter hat. Auch bei Payroll waren natürlich die Besonderheiten des jeweiligen lokalen Marktes zu beachten. Für die HR-Prozesse war es hier wichtig, Standards zu definieren und mit dem neuen Payroll Provider Service Level Agreements zu vereinbaren.

Herausforderung Matrixorganisation

Der Kunde hatte in Europa eine neue Matrixorganisation eingeführt. Das bedeutete: Früher haben die Manager an den nationalen Geschäftsführer berichtet. Künftig arbeiteten die Manager grenzüberschreitend und nicht alle Entscheidungen wurden noch lokal getroffen. Der Kunde hat seine Führungskräfte in diesem Prozess aktiv unterstützt und Trainings für Managementkompetenzen der Matrix-Manager entwickelt. Als International HR Manager habe ich den Kunden bei der Konzeption dieser Trainings unterstützt.

Folgende Fragen wurde behandelt:

  • Wie gehe ich Probleme in Matrixorganisationen an?

  • Wie treffe ich die richtigen Entscheidungen?

  • Welche Themen kann ich lokal behandeln?

  • Wann spiele ich Themen in die europäische Organisation ein?

  • Wie leite ich Mitarbeiter ohne disziplinarische Führung?

  • Welche interkulturellen Unterschiede gibt es in der neuen Organisation

Die Erfolgsbilanz

Das Ziel, HR-Prozesse zu optimieren und anzugleichen, das Unternehmen als Matrixorganisation neu aufzustellen, die Payroll auszugliedern, Führungskräfte zu schulen und eine europäische HR-Organisation aufzubauen konnte nur durch eine länderübergreifende Zusammenarbeit gelingen: Erfahrungen wurden ausgetauscht, externe Experten eingebunden, Wissen eingeholt und Standards definiert. Mein Know-how als International HR Manager aus diesem Projekt kann ich für zukünftige Aufträge effektiv und gewinnbringend einsetzen.

Weitere Informationen:

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